第3回クラス幹事会の報告
ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました。
早いもので、いよいよ学年同窓会まで4ヶ月となりました。今までの会議では皆さまから色々なご意見をいただいて協議してきましたが、今回の会議からは具体的な方向性を示し本番へ向け準備していく内容となります。
クラス幹事の皆さまのおかげで滞りなく進んでいますので、引き続きお世話になりますがどうぞよろしくお願いいたします。
議事録
日時：2017年9月3日（日） 18時～20時
場所：長良西公民館２階西ホール
参加者：各クラス幹事 ２組欠席
1. 各クラス進捗状況報告
連絡が取れている人数
１組
20名。前回と変わらず。10名出席できそう。実家がわかるので連絡がとってもらえそうな人も含めてプラス10名。3名亡くなっている。
２組
不明。今回クラス幹事ご欠席。
どなたかクラス幹事の坂口博康くん福田ひろみさんにご協力をお願いします。
３組
35名。前回と変わらず。1名郵送で連絡が取れそうな人がいる。
４組
32名。前回と変わらず。8名連絡が取れていない。
５組
39名。5名連絡が取れていない。1名は実家に郵送してみる。
６組
21名。その他連絡取れてない人多数。
７組
35名。
８組
33名。
９組
36名。4名は欠席。当日は20～25名参加予定。
10組
36名。7名不明。
11組
6名。プラス２名はいけそう。２名欠席といわれている。その他の方の所在を確認できないため、同窓会開催の案内とともに参加費振込用紙を同封してとりあえずアルバムの住所に郵送してみる。
＊ホテルには人数が200名切れるかもと伝えてあるが、問題なし。
2. 恩師への連絡について
・亡くなっている先生
4組石原先生、10組山田先生、11組加賀先生
・担任以外の先生を呼ぶ場合は有志で誘い、実行委員会に報告する。案内状は実行委員会作成のものを使用し、出席される場合は恩師同様の待遇とする。
・9組も懸念があったものの担任を呼ぶこととなった
・案内状は幹事会から一斉発送。9月吉日で。返信締切は10／末。
・先生より出欠の返事がきたらＨＰにのせる。
・出欠を確認してクラス幹事は先生に連絡を取り、宿泊が必要かを確認。7組は泊まる。
・ホテルは5部屋おさえてある。1泊13,500円（税・サ込み、朝食付き）
・先生の同窓会参加費は飲食代のみで7,000円。当日受付でいただく。参加費をいただく代わりにご祝儀は丁寧に辞退する。
3. 会費について
・飲食代7,000円と会場設備費、事務通信費などの諸経費を含めて一人9,000円とする。
飲食内容は、8名テーブルで着席ビュッフェ式の大皿中華料理。飲み物はビール、日本酒（冷酒、熱燗）焼酎(麦、芋)、ソフトドリンク。お正月なので、ロビーにてお酒が振る舞われているので日本酒をワインに変えることもできる。
会場設備費は、演出で懐かしい写真で製作した映像を楽しみたいので、プロジェクター費用などの189,000円。200名の参加者として頭割りすると一人945円。
事務通信費は、郵送代、振込手数料などの諸経費。
・会費振込について
学年同窓会口座を郵便局にて開設済。手数料振込手数料無料の郵便局の振込用紙（口座番号、金額、振込先口座名は印字済）を大森（石田）多美さんよりクラス幹事宅に郵送する。振込用紙は現在印刷中。
参加者は、振込用紙に、住所・氏名・電話番号・卒業時のクラスを必ず記入すること。 振込締切日は11/末。
会費の振込にて出席とする。
振込用紙は同窓会案内文とともにクラス幹事が郵送。
案内文は役員会で作成しＨＰにアップする。各クラス幹事は、HPより案内文をダウンロードしてコピー用紙などにプリントアウトし、振込用紙と同封して郵送。
郵便代は後で精算するので領収書をとっておくこと。
入金確認で出席者を把握。
振込開始日は10/1。発送は10/1からを予定。
・すでに欠席するといわれている人に送るか送らないか、LINE等で振込口座を伝えるので振込用紙は送らない、などの対応はクラス幹事に任せる。
・基本的にキャンセルにつき会費返金の対応は行わない。ただしやむを得ない理由により欠席することが早い段階でわかった場合には誠意を持って対応する。
その判断は役員会に一任する。
4. 当日の進行
・同窓会の当日は、懐かしい同級生に逢えたことで話に花が咲き、あっという間に時間が過ぎることが予想できるため、過度な余興は避け、皆さんから提供された思い出の写真で映像を制作。多くの写真をスライドショーにして当時の記憶を呼び醒し楽しむ。
映像は古田菜穂子さんが製作。
写真は公序良俗に反しなければ制限なし。
幼稚園時代、小学生時代、中学生時代(1年生の時でもOK)、卒業してからの写真を受け付ける。
各クラス幹事は写真を集めて、データ化し、CDかDVDにして次回の幹事会に持参。
CDやDVDに書き込みができない方は役員会に相談する。
データ形式は、jpeg、写真1枚1メガ程度の容量(スキャナーを利用する場合、写真が昔のサービス版であれば、300〜360dpiで読み込みしたくらい。現在のL版であれば200〜250dpiに相当)
集めた写真が99枚までなら4ケタで番号をふるって順番をつける。
1組なら0101から。枚数制限はなし。
付けた順番で上映される。
集めた写真が100枚以上なら5桁で番号をふる。
・学年同窓会タイトルはプロジェクターで映す。
集合写真用は紙で印刷したものを持つ。印刷は辻さんに依頼。デザインは渡辺さん。
・最後に長良中学校生徒歌を歌う。長良中学校からＣＤをもらう。
・名札は当日受付で各自書いてもらう。下地は渡辺さん作成。
・受付は各クラス幹事が担当。会場前にクラスごとに受付を設置。出席者名簿は役員会で作成。
・テーブル（8名）の席はクラスごとに。席決めは受付でくじをひいてもらうなど、クラス幹事に任せる。
・２次会の会場も予約済。２時間、3,500円。乾き物と飲み物。出欠は当日だが、意向を事前に把握。
２次会のみ参加の人がいたら事前に把握しておく。
☆次回は11月5日（日） 18時～ 長良西小公民館２階西ホール
12月3日（日）18時～ 最終の幹事会を行う。
当日はたくさんの同級生とお逢いし、また新しい思い出を作りませんか？
多くの方のご参加をお待ち申し上げます❗️
実行委員長 大野耕司
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